GUIAS

GUIA No 3

TEMA 1 FUNDAMENTOS CONTABLES:

CUALIDADES DE LA INFORMACIÓN CONTABLE: Personas que tienen algún negocio en el cual presta servicios, tiene una empresa de producción o realiza cualquier actividad de comercio debe llevar un registro continuo de su actividad económica, es por ello que se hace necesario que se implemente un tipo de alínearniento que le permita tener la información necesaria para la evaluación de su entidad.
LA INFORMACIÓN CONTABLE DEBE SERVIR ESENCIALMENTE PARA:
Conocer los recursos, obligaciones y resultados de las operaciones de la empresa.
Apoyar a los usuarios de esta en la planeación, organización y administración de la actividad empresarial.
Evaluar la gestión de los administradores.

· Tomar decisiones de corto y largo plazo.

· Establecer las obligaciones con el estado

· Fijar operaciones de control.

· Evaluar el impacto social de fa empresa.
La información contable debe tener cierto tipo de cualidades que satisfagan las necesidades de los usuarios, esta debe ser comprensible, útil, clara, pertinente, confiable, oportuna, neutral, verificable, comparable y debe representar fielmente los hechos económicos de la empresa.
NORMAS BÁSICAS QUE CONTIENEN LA INFORMACIÓN CONTABLE:
Ente económico: Este es la empresa, tiene que ver con la actividad económica organizada como una unidad, respecto del cual se controlan los recursos. Debe distinguirse y definirse como un ente diferente de los otros.
Continuidad: La empresa debe especificar la duración de funcionamiento y operación, si no fuera así debe expresarse en las notas. Una entidad puede llegar a cerrar cuando:
• Obtiene pérdidas continuas, deficiencias en el capital de trabajo o flujos negativos de caja.
• Incumple obligaciones, no puede acceder al crédito y constantes refinanciaciones.
• Se le imponen sanciones jurídicas, huelgas o imprevistos naturales.
Unidad de medida: Todos los recursos y hechos económicos debenexpresarse en una misma unidad de medida entendida como la moneda funcional de cada país en el cual opera la empresa.

Período: La empresa debe preparar estados financieros durante su existencia. Según las disposiciones legales las entidades deben presentar esta información por !o menos una vez al año.
Medición y Valuación: Todos los hechos económicos deben ser cuantificados en la unidad de medida y según las disposiciones legales de cada país, establecer los criterios de valuación, en este caso tenemos:
• El valor histórico es el que representa el importe original consumido en el momento de la realización de un hecho económico.
• El valor actual o de reposición es el que representa el importe en efectivo o en su equivalente, que se consumiría para reponer un activo o se requeriría para liquidar una obligación en la actualidad.
• El valor de realización o de mercado es el que representa e! importe en efectivo o en su equivalente, en que se espera sea convertido un activo o liquidado un pasivo.
• El valor presente o descontado es el que representa el importe actual de las entradas o salidas netas que generaría un activo o un pasivo, una vez hecho el descuento de su valor futuro a la tasa pactada.
Realización: Solo se pueden reconocer hechos económicos realizados. Esto quiere decir que el hecho pueda comprobarse, como consecuencia de transacciones o eventos pasados en el cual se tendrá un cambio en los recursos o se presenta un sacrificio económico.
Asociación: Se deben asociar con los ingresos de cada periodo los costos y los gastos, puesto que estos son los que realmente dan la certeza de los beneficios o los sacrificios económicos.
Mantenimiento del patrimonio: Se entiende que la empresa obtiene utilidades por su operación, es por ello que se debe hacer una evaluación del patrimonio financiero (aportado) y del patrimonio físico (operativo).
Revelación plena: El ente económico debe informar en forma completa toda la información arrojada por la actividad económica para que esta sea evaluada y analizada correctamente para así precisar la situación financiera, los cambios en el patrimonio, el resultado de las operaciones y la capacidad para generar flujos positivos de efectivo.

Importancia relativa o materialidad: Un hecho económico se considera material cuando su conocimiento o desconocimiento puede alterar sustancialmente las decisiones de los usuarios de la información. Al preparar los estados financieros, la materialidad se debe determinar con la relación que esta tenga con el activo total, al activo comente, al pasivo total, al pasivo corriente, al capital de trabajo, al patrimonio o a los resultados del ejercicio según corresponda.

Prudencia: Cuando no se puedan medir de manera confiable y verificable un hecho económico realizado, se debe optar por la posibilidad que tenga menos posibilidades de sobreestimar los activos y los ingresos, o de subestimar los pasivos y los gastos.
Practica de la actividad: Procurando en todo caso la satisfacción de las cualidades de la información, la contabilidad debe diseñarse teniendo en cuenta las limitaciones impuestas por las características y prácticas de cada actividad.

CUALIDADES DE LA INFORMACIÓN CONTABLE
· COMPRENSIBLE: es decir clara y fácil de entender
· ÚTIL: cuando es confiable y oportuna
· CONFIABLE: cuando representa fielmente los hechos económicos
· COMPARABLE: cuando se prepara sobre bases informes

TEMA 2: CUENTAS

CONCEPTO DE CONTABILIDAD: Contabilidad es la ciencia y técnica que enseña a recopilar, clasificar y registrar, de una forma sistemática y estructural, las operaciones mercantiles realizadas por una empresa, con el fin de producir informes, que analizados e interpretados, permitan planear, controlar y tomar decisiones sobre la actividad de la empresa.

ACTIVO: Representa los bienes y derechos apreciables en dinero, de propiedad de la empresa. Se entiende por bienes, entre otros, el dinero en caja o en bancos, las mercancías, los muebles y los vehículos; por derechos, las cuentas por cobrar y créditos a favor.

PASIVO: Representa las obligaciones contraídas por la empresa, para su cancelación en el futuro. Son las deudas que debe pagar por cualquier concepto.

PATRIMONIO: Es el valor resultante de la diferencia entre el activo y el pasivo. Representa los aportes del dueño o dueños para constituir la empresa, y además incluye un pasivo a favor de los dueños de la empresa, por lo cual se maneja de igual forma que las cunetas del pasivo



INGRESOS: Son los valores que recibe la empresa cuando realiza una venta o presta un servicio con el fin de obtener una ganancia

GASTOS: Una empresa debe efectuar pagos por servicios o elementos necesarios para su buen funcionamiento; esto constituye un gasto o una perdida, porque esos
Valores no son recuperables. Ejemplos: el pago de sueldos, arrendamientos, servicios públicos y otros.

COSTOS: Representa el valor de adquisición de los artículos destinados a la venta.
ECUACIÓN PATRIMONIAL: La igualdad contable, mal llamada ecuación, porque en ella no hay ninguna incógnita, es la representación matemática del Patrimonio Neto de un ente.
Es la base de la registración por partida doble de las transacciones, entendiendo por tales aquellos hechos u operaciones (internos o externos) que causan modificaciones en el patrimonio de un ente. Por consiguiente, a partir de ella se puede representar la situación del patrimonio de un ente y sus modificaciones.
Utilizaremos las siguientes abreviaturas:
A: Activo
P: Pasivo
PN: Patrimonio Neto
C: Capital
I: Ingresos
G: Gastos
El Patrimonio Neto de un ente puede ser expresado de dos maneras:
1. Por sus componentes: PN = C + RESULTADOS
2. Por diferencia entre tos restantes componentes patrimoniales: A - P = PN
d)
Tomaremos esta segunda expresión, es decir, la participación de los dueños del ente (PN) es igual a los bienes y derechos a su favor (A) después de deducir todas las deudas (P).




LEY 43 DE DICIEMBRE DE 1990

Por la cual se adiciona la ley de 1960, reglamentaria de la profesión del contador público y se dictan otras disposiciones...
Que incorporan entre otras, el código de ética y su tribunal disciplinario, reglamentan la tarjeta profesional, fijan la participación interdisciplinaria en las sociedades de contadores, validan los papeles de trabajo como obligatorios, amplían el campo de acción del contador público en el estado normalizan la participación del revisor fiscal en todas las sociedades comerciales y crean el consejo técnico de contaduría pública, como las más relevantes resplandor de la verdad, que cautiva nuestro asentimiento, para reflexionar sobre el código de ética del capitulo IV del título I de la


ley 43/90, siendo la ética un término griego dirigido de costumbre, donde se adecúa la conducta humana a unas normas de comportamiento consideradas como justas y que pretenden aproximarse a una justicia objetiva, ha sido largo el proceso de gestación de un código colombiano que establezca la declaración de principios constituidos para el desarrollo de esta profesión basados en la satisfacción de necesidades sociales relativas a la medición, evaluación, ordenamiento, análisis, preparación e interpretación de la información financiera de las empresas, de tal manera que permita con certeza, la toma de decisiones de un sinnúmero de interesados: el empresario, el intervencionista, los acreedores, los terceros interesados y el estado esta evolución comenzó desde 1960 con la expedición de la ley 145 y 30 años después con la ley 43 de 1990, se incorpora un código de ética acorde con el desarrollo y los progresos técnicos de la sociedad colombiana y las de su área de influencia receptoría internacional la percepción social del contador también ha evolucionado, de tal manera que dichos principios éticos sean aplicables sin importar la naturaleza de su actividad o la especialidad que cultive, tanto en el ejercicio independiente de la profesión , como de funcionario o empleado dependiente de instituciones públicas que deben otorgar en beneficio del orden y la seguridad económica entre todos los entes que intervienen en el proceso: aquellos interesados mencionados anteriormente el perfil característico para este profesional, que constituye su esencia espiritual, se resume en tres grandes principios: la conciencia moral, la amplitud profesional y la independencia mental se entiende que los principios éticos que rigen la conducta profesional del contador público, no se diferencia substanciales mente de los que regulan las de los otros miembros de la sociedad, salvo las aplicaciones particulares de la fe pública antes anotadas; en principio, permiten una equitativa distribución de la justicia en cuanto a su exigencia y aplicación en todas las disciplinas la conciencia moral presupone dos connotaciones importantes de la misma; la moral entendida en términos latinos de costumbre, que vendría a proponer un sinónimo de ética, y tal significación a veces cata lógica como de las leyes para regular la conducta social tangible personas naturales y cosas e intangibles personas jurídicas de la rigidez laxitud o acertado



punto de equilibrio de esa conciencia individual, se conforma la escala jerárquica de valores que finalmente se convierte en social y se observa aquí el profundo sentido de una temprana y cultivada educación rica en valores espirituales, para consolidar un individuo consiente, pensante, critico, activo y sobre todo magnánimo, que no se masifique dentro de corrientes de fanatismo, moda, oportunismo y dos tantos istmos que la amnesia social no permite erradicar oportunamente dado sus ópiaselos efectos en un círculo vicioso donde el principio y el fin se confunden o son indispensables.
Se sugiere el siguiente gráfico alusivo a la escala de valores convenientes para la sociedad compuesta por individuos en continuo proceso evolutivo, cimentado en la escala de necesidades de Abraham maslow, donde propongo al lector la identificación del principio y fin de un circulo social que a menudo se recorre cuando invertimos la pirámide que satisface cierto ordenamiento lógico de las necesidades para que obtenga sus propias conclusiones.









CUENTA: Las cuentas representan las propiedades derechos y deudas de una empresa en una fecha determinada, así mismo los costos, gastos y las utilidades en un periodo determinado.

De acuerdo con la naturaleza las cuentas se clasifican en:

· REALES O DE BALANCE
· NOMINALES O DE GANACIAS
· PERDIDAS O DE ORDEN

SUBCUENTAS: Son las de los seis primeros dígitos.

AUXILIARES: Son las que tienen siete o más dígitos

DEBITO: Es la sume de valores registrados en el debe de una cuenta. Una cuenta tiene saldo debito cuando el movimiento debito es mayor que el movimiento crédito

CREDITO: Es la suma de los valores registrados en el haber. Una cuenta tiene saldo crédito cuando el movimiento crédito es mayor que el movimiento debito

PARTIDA DOBLE: La partida doble es la actividad donde se debita una cuenta por un valor , u otras deben acreditarse por el mismo valor.

REGISTRO CONTABLE: No obstante, la contabilización va a ser más compleja, ya que estas deudas, bien se contraigan directamente con suministradores de inmovilizado o con entidades financieras, van a devengar unos intereses, puesto que la empresa devolverá el importe recibido y unos intereses que remuneran la financiación obtenida.
Para el registro de estas operaciones, se ha de tener en cuenta la norma de valoración 11 .a del PGC. En ella, se palpa una clara inquietud por distinguir, en la contabilización de las deudas, los costes financieros devengados explícitos o implícitos.

PLAN UNICO DE CUENTAS (PUC):

El plan único de cuentas busca la forma en el registro de las operaciones económicas realizadas por los comerciantes, con el fin de permitir la transparencia de información contable y, por consiguiente, claridad, confiabilidad y comparabilidad.

El plan está estructurado a partir de los siguientes niveles:

Clase: el primer digito
Grupo: los dos primeros dígitos
Cuenta: los cuatro primeros dígitos
Subcuenta: los seis primeros dígitos
Auxiliares: con siete o mas dígitos



Ejemplo:

Clase 1: ACTIVO
Clase 2: PASIVO
Clase 3: PATRIMONIO
Clase 4: INGRESOS
Clase 5: GASTOS
Clase 6: COSTOS DE VENTAS
Clase 7: COSTO DE PRODUCCION
Clase 8: CUENTAS DEUDORAS
Clase 9: CUENTAS ACREEDORAS

Las clases 1, 2 y 3 comprenden las cuentas que conforman el balance general; las cuentas 4, 5, 6, y 7 corresponden a las cuentas de estados de resultados, y las cuentas 8 y 9 detallan las cuentas de orden.


















DINAMICA DE LAS CUENTAS:






TEMA 5: COMPROBANTES Y LIBROS

SOPORTES DE CONTABILIDAD:

COMPROBANTE DE DIARIO DE CONTABILIDAD: El comprobante de contabilidades un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indicara el numero, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se anexara los documentos que lo justifiquen (Art.53 del C. de Co ).


El comerciante conservará archivos y ordenados los comprobantes de los asientos de sus libros de contabilidad, de manera que en cualquier momento se facilite verificar su exactitud (Art. 55 del c. de Co . )

En este documento se asientan en forma ordena y resumida las transacciones que diariamente se realizan en una empresa. No se requiere efectuar boletines diarios, si el volumen de las operaciones no lo justifican; se puede hacer por periodos mayores: semana, década, quincena o máximo cada mes.

PROCEDIMIENTOS CONTABLE:

1. clasificación, análisis y codificación con los soportes.
2. elaboración de asientos en borrador
3. preparacion de comprobantes diario de contabilidad, teniendo en cuéntalos siguientes pasos:

· Escribir el código de la cuenta principal, en orden consecutivo; en el detalle, el nombre de la cuenta.
· Escribir el código de la subcuenta y el nombre en el detalle; renglón seguido la razón del asiento con el nombre y número del soporte que respalda la transacción. El valor correspondiente al movimiento debito se escribe al frente da la subcuenta en la columna parciales.
· Terminando el registro debito con las subcuentas de cada cuenta principal, se continúa con el crédito.
· Al final de cada principal, se suma los débitos y los créditos de la columna de parciales; los valores se registran al frente, en la columna de Debe. Haber.
· Al terminar de registrar los valores se cierra el comprobante diario de contabilidad, sumando los débitos y los créditos, cuyos valores deben presentar sumas iguales en cumplimiento del principio de la partida doble.


4. traslado a libros mayores y auxiliares:

· La columna de parciales se traslada a los libros auxiliares.
· Las columnas debe y Haber se trasladan al libro diario columnario

LIBROS DE CONTABILIDAD: Todo comerciante conformara su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este código y demás normas sobre la materia. Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia.

Los libros de comercio y la contabilidad deberán llevarse en el domicilio del comerciante, de acuerdo con la ley y las normas de contabilidad, en idioma castellano, al igual que los comprobantes.

CICLO CONTABLE: Es el proceso ordenado y sistemático de registros contables, desde la elaboración de comprobantes de contabilidad y el registro en libros hasta la preparación de estados financieros.
LOS COMPROBANTES: Soporte de una operación comercial que sirve para ser contabilizada. Las partidas asentadas en los libros de resumen y en aquel donde se asienten en orden cronológico las operaciones, deben estar respaldadas en comprobantes de contabilidad elaborados previamente. Dichos comprobantes deben prepararse con fundamento en los soportes, por cualquier medio y en idioma castellano. Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente, con indicación del día de su preparación y de las personas que los hubieren elaborado y autorizado. En ellos se debe indicar la fecha, origen, descripción y cuantía de las operaciones, así como las cuentas afectadas con el asiento. La descripción de las cuentas y de las transacciones puede efectuarse por palabras, códigos o símbolos numéricos, caso en el cual deberá registrarse en el auxiliar respectivo el listado de códigos o símbolos utilizados según el concepto a que correspondan. Los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse por resúmenes periódicos, a lo sumo mensuales. Los comprobantes de contabilidad deben guardar la debida correspondencia con los asientos en los libros auxiliares y en aquel en que se registren en orden cronológico todas las operaciones.
LIBROS DE CONTABILIDAD: Los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros en los cuales se hubieren asentado los comprobantes. Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeración sucesiva y continúa. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por clase de libros.

Atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente económico y a la de sus operaciones, se deben llevar los libros necesarios para:
1. Asentar en orden cronológico todas las operaciones, bien en forma individual o por resúmenes globales no superiores a un mes.
2. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus movimientos debitó y crédito, combinando el movimiento de los diferentes establecimientos.
3. Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos.
4. Permitir el completo entendimiento de los anteriores. Para tal fin se deben llevar, entre otros, los auxiliares necesarios para:
a) Conocer las transacciones individuales, cuando estas se registren en los libros de resumen en forma global;
b) Establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de cada establecimiento, cuando se hubiere decidido llevar por separado la contabilidad de sus operaciones;
c) Conocer los códigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, así como los códigos o símbolos utilizados para describir las transacciones, con indicación de las adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de unas y otras;
d) Controlar el movimiento de las mercancías, sea por unidades o por grupos homogéneos;
e) Conciliar los estados financieros básicos con aquellos preparados sobre otras bases comprensivas de contabilidad.
5. Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los órganos colegiados de dirección, administración y control del ente económico.
6. Cumplir las exigencias de otras normas legales.


Corrección de errores. Los simples errores de transcripción se deben salvar mediante una anotación al pie de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección.
La anulación de folios se debe efectuar señalando sobre los mismos la fecha y la causa de la anulación, suscrita por el responsable de la anotación con indicación de su nombre completo.
Libros de actas. Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los entes económicos pueden asentar en un solo libro las actas de todos sus órganos colegiados de dirección, administración y control. En tal caso debe distinguirse cada acta con el nombre del órgano y una numeración sucesiva y continua para cada uno de ellos.
Cuando inadvertidamente en las actas se omitan datos exigidos por la ley o el contrato, quienes hubieren actuado como presidente y secretario pueden asentar actas adicionales para suplir tales omisiones. Pero cuando se trate de aclarar o hacer constar decisiones de los órganos, el acta adicional debe ser aprobada por el respectivo órgano o por las personas que este hubiere designado para el efecto.