domingo, 13 de julio de 2008

GUIA No 4
TEMA 1: CONCEPTOS BASICOS

INVENTARIOS: Esta cuenta registra el valor de los bienes adquiridos para la venta por el ente económico que no sufre ningún proceso de transformación o adición y se encuentran disponibles para su venta. Según la actividad económica desarrollada por el ente económico, los inventarios se dividen en: inventario de mercancías, de SI en proceso, de materias primas, productos terminados, cultivos en desarrollo entre otros.
El inventario de mercancías constituye uno de los activos que demanda mayor inversión y de su venta se derivan los ingresos y las utilidades operacionales.
El inventario de mercancías se presenta como un activo corriente en el balance general, dada la conversión en efectivo en forma rápida; el inventario de mercancías es un elemento importante en el estado de resultados, para la determinación del costo de ventas.
El registro contable del inventario se basa en su costo de adquisición más todas las erogaciones necesarias para ponerlo en condiciones de venta. La determinación del costo tiene como finalidad conocer la utilidad.

CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS: El control interno se debe esperar cuando se reciben los artículos. Se debe confrontar la orden de compra con la factura, verificando precios, cantidades, artículos solicitados. Se registra el ingreso de los artículos y se envía la factura al departamento de contabilidad. Se deben establecer medidas de seguridad para evitar daños de la mercancía o bodega; permitir el paso solo a empleados autorizados. Se debe utilizar formas de requisición para el retiro de mercancías, debidamente autorizadas.

TEMA 2: SISTEMAS DE INVENTARIOS

SISTEMAS DE INVENTARIOS: Existen dos sistemas o procedimientos que proporcionan toda una estructura para la contabilización de los inventarios: sistema periódico o analítico y sistema permanente o perpetuo.

SISTEMA PERIODICO: Conocido también como juego de inventarios, es recomendable para empresas como supermercados, ferreterías, farmacias, tiendas de abarrotes y otros negocios en los cuales el volumen de ventas de productos de precios unitarios relativamente bajos es muy grandes cada día, lo que dificulta la consulta del valor de costo de estos bienes.





En este sistema para la determinación, del costo de ventas es necesario conocer los siguientes elementos:

· El valor de las existencias de mercancías al inicio del ejercicio o inventario inicial.
· El valor de las mercancías adquiridas durante el ejercicio (compras netas).
· El valor de las existencias de mercancías no vendidas que aun que aun se tienen en existencia al finalizar el ejercicio, es decir, el inventario final.

Las compras de mercancías se registran debitando la cuenta compras de mercancía al costo de adquisición, esa cuenta forma parte de las cuentas temporales y se cierra al final del periodo contra resultados o ganancias y pérdidas.
Para el registro de las ventas de mercancías a los clientes, debe considerarse que estas deben vender las mercancías por un valor superior al que se pago al proveedor en el momento de la compra. El precio de venta de cubrir el valor compra, más los gastos operacionales y contribuir a la generación de utilidades.
La venta de mercancías se registran acreditando la cuenta de ingresos operacionales-ventas, cuenta de resultado que debe cerrarse al final del periodo contra ganancias y pérdidas.

En el sistema periódico, el registro de la venta solo utiliza información sobre el precio de venta, y el ingreso se considera causado en el periodo de entrega de la mercancía independientemente de la fecha de cobro de la factura.
Para establecer el valor del costo de la mercancía vendida es necesario también tener información sobre el valor del inventario inicial y el costo de las compras, la toma física del inventario consiste en contar todas las mercancías disponible para la venta existen en el almacén y bodegas, después del cierre de las operaciones en el último día del periodo. Una vez contadas las mercancías, se valorizan tomando su precio de compra o su costo unitario, el cual se determina por cualquier método de evaluación. Así, se establece el costo total del inventario final, que se resta de la mercancía disponible para la venta con el objeto de determinar el costo de ventas. El costo de ventas se presenta en el estado de resultado restando de los ingresos operacionales para obtener la utilidad bruta en ventas.

SISTEMA PERMANENTE: Este método es utilizado por la empresas que venden mercancías con precios relativamente altos como almacenes de electrodomésticos, almacenes de prendas de vestir, materiales de construcción.




En este sistema, no es necesario esperar la terminación del periodo para determinar el saldo de la cuenta Mercancías, pues permite llevar el control contable individual de los artículos que se compran y venden mediante el uso de tarjetas auxiliares. Estas tarjetas permiten conocer tanto el número de artículos en existencia como su costo, pues se dispone de una cuenta que controla las mercancías, así como las tarjetas que facilitan cotejar los datos obtenidos en la contabilidad, con este procedimiento se subsanan las desventajas presentadas con el sistema periódico en lo referente al conocimiento del importe del inventario final y costo de ventas, y hay la posibilidad de detectar robos, malos manejos y errores en el manejo de los inventarios.
Este sistema de inventarios suministra todas las cifras para conocer en el momento de preparar los estados financieros los resultados sobre el valor de las ventas, el costo de ventas y el valor del inventario final.

Las entradas y salidas de mercancías al almacén valuadas al costo se registra en una cuenta denominada inventario-mercancías. Como se necesita conocer también el costo de las mercancías vendidas, se utiliza una cuenta de resultados, donde se registra el precio de costo de cada artículo, en una cuenta denominada costo de ventas.

Para conocer el valor de las ventas de mercancía a precio de venta, se utiliza la cuenta ingresos operacionales o ventas. Para el registro de la venta de mercancía el sistema permanente utiliza información sobre el precio de venta y el costo. La venta se registra acreditando la cuenta de ingresos operacionales-ventas por el precio de ventas; y el precio de costo implica un debito a la cuenta costo de ventas.

Nótese que este sistema utiliza información sobre el valor de la venta y el costo de la venta, mientras que el sistema periódico solo requiere el valor de venta. Igualmente, el sistema permanente la cuenta de inventario de mercancías siempre presenta el valor de las existencias, sin requerir conteo físico al final del periodo para determinar su saldo. Solamente se efectúan comparativos entre las existencias físicas en el almacén y el saldo de la cuenta de inventario de mercancías como medida de control. El saldo de la cuenta costo de ventas refleja en forma permanente el costo de las mercancías vendidas en el periodo, sin requerir el juego de inventarios para establecer su valor.
Así como en el sistema periódico, se utiliza las cuentas de resultado de ingresos operacionales-ventas y costo de ventas que deben ser canceladas al final del ejercicio contra ganancias y pérdidas.



VENTAJAS
DESVENTAJAS
SISTEMA PERIODICO
· Puede conocerse en cualquier momento el valor del inventario inicial, las compras, los gastos en compras, las devoluciones y rebajas debido a que tienen una cuenta para cada uno de estos conceptos.
· Facilita la elaboración del estado de resultado por el conocimiento que se tiene de cada uno de los elementos que lo integran.
· Su operación puede ser menos costosa para la empresa.

· No es posible conocer el valor del inventario final de mercancías, porque no se tiene asignadas ninguna cuenta que controle las existencias.
· Para determinar el valor del inventario final, es necesario tomar un inventario físico y valorarlo.
· No se puede determinar los robos, errores o extravíos en el manejo de las mercancías, pues no existe una cuenta que las controle.
· Por desconocer el valor del inventario final antes del conteo físico, no se puede conocer el valor del costo de ventas ni la utilidad bruta.


SISTEMA PERMANENTE
· Lleva el registro al día de todas las mercancías.
· Se usa para todo tipo de artículos.
· El inventario se levanta por lo menos una vez al año
· Cuando el negocio registra una venta se necesitan dos entradas: una para registrar la venta y otra para registrar la disminución del inventario en existencia.






TEMA 3: METODOS DE VALUACION DE INVENTARIOS

METODOS DE EVALUACION DE INVENTARIOS: Respecto a la valorización de los inventarios debe hacerse varias consideraciones. Ellos representan uno de los renglones más importantes de la empresa, de aquí la necesidad de la correcta valuación del importe que debe enfrentarse con los ingreso de periodo y que determinan la utilidad.
La mercancía se adquiere en momentos distintos y a precios distintos, al presentar tendencias alcistas. Esta situación plantea interrogantes como: qué precio utilizar para las unidades que se venden y que costo tomar para valorizar el inventario final?

Varios métodos se utilizan para valorizar los inventarios:

· Método de primeras entrar primeras en salir PEPS
· Método ultimas en entrar, primeras en salir UEPS
· Método promedio ponderado
· Retail
· Método de identificación especifica

METODO PEPS: Este método se basa en la suposición de que las primeras unidades en entrar al almacén, serán las primeras en salir, razón por la cual, al finalizar el periodo contable las existencias quedan valuadas a los últimos costos de adquisición y el inventario final queda a costos actuales.

El costo de ventas quedará valuado a precios del inventario inicial y a los costos de las primeras compras, por lo que su valor será actualizado.
Lo anterior tiene efectos financieros importantes, el hecho de que el costo de ventas quede valuado a precios antiguos, distorsiona la utilidad, y se sobrevalua. Así, estaría enfrentándose precios actuales con precios antiguos. Al valuar por este método, so obtendrá un menor costo de ventas, y como consecuencia, una mayor utilidad y un mayor inventario final.
El manejo físico de las mercancías en el almacén no precisa que coincida, con la manera de su valoración. Debido a las características de la economía actual con tendencias alcistas, este método se utiliza en las empresas, porque presenta los inventarios a precios más recientes. Desde el punto de vista de utilidades, da una ganancia mayor, lo que implica mayor valor por pagar impuestos.

Para el sistema de inventario perpetuo o permanente, el control de las mercancías se da en tarjetas que deben conocer los siguientes datos:

· Clase y denominación del producto
· Fecha de la operación registrada
· Numero de comprobante que respalda la transacción
· Costo unitario y costo total de las existencias de lo comprado y vendido.

METODO UEPS: Este método se basa en la suposición de las ultimas unidades en entrar al almacén serán las primeras en salir, razón por la cual al finalizar el ejercicio contable las existencias quedan valuadas al costo del inventario inicial y a los precios de las primeras compras. El inventario final queda valuado a costos antiguos o desactualizados.

METODO PROMEDIO PONDERADO: Este método consiste es dividir el informe del saldo entre número de unidades en existencia.
Esta operación se realiza cada vez que se produzca una compra, o cada vez que haya una modificación del saldo o de las existencias. Con el costo promedio se valuara el costo de ventas y el inventario final.

Una de las ventajas de este método es su sencillez en el manejo de los registros en los auxiliares de almacén y en épocas de estabilidad económica, pues el no existir movimientos continuos ni cambios bruscos en los precios, el costo de ventas puede llegar hacer parecido al costo de reposición en el mercado.

METODO RETAIL: Este método se conoce como al detal o al por menor y es utilizado por empresas como almacenes por departamentos, almacenes en cadena, tiendas de ropa, que venden al menudeo gran cantidad de artículos.

Organizaciones como las anteriores emplean este método por su flexibilidad par determinar costos de ventas y saldos en sus existencias sin tener que realizar inventarios físicos y por la necesidad de controlar permanentemente los inventarios cuyos registros se llevan al precio de venta.

El artículo 72 de la ley 223 de 1995 manifiesta que la DIAN acepta el método de valoración retail, el cual supone que la tasa de utilidad bruta sobre las ventas es uniforme y, por tanto, la relación entre el costo de ventas y los ingresos por ventas también corresponden a un porcentaje uniforme. El costo de ventas resultara de multiplicar las ventas por un determinado porcentaje. Para hallar el valor del inventario final, a la suma de las compras más el inventario inicial se le resta el costo de ventas.





Este método es ventajoso por que proporciona cifras de inventario para la elaboración de informes intermedios, además ayuda a detectar faltantes en el inventario. No obstante, la aplicación práctica de este método puede revestir complicación por que los precios de venta inicialmente establecidos se modifican con las fuentes alzas y bajas de los precios.

METODO DE IDENTIFICACION ESPECIFICA: Este método también es conocido como el de costo identificado, y se utiliza en aquellas empresas donde es posible identificar el artículo que integra el inventario con una compra especifica y su factura correspondiente, por tanto los precios específicos de las facturas se pueden utilizar para las asignaciones del costo a los artículos vendidos y al inventario final.

Este método es utilizado en un grupo muy reducido de empresas como distribuidoras de automóviles, joyerías. Donde los costos unitarios son muy elevados en el manejo de los inventarios o perpetuos, se presentan adicionalmente situaciones como la devolución por el comprador o el vendedor de las mercancías ya sea por que se encuentra en mal estado, por averiadas en el transporte o simplemente porque no satisface las exigencias mínimas de la calidad o de precio.

INVENTARIO DE MERCANCIAS: El inventario de mercancías constituye la existencia, a precio de costo, de los artículos comprados o productos por una empresa, para su comercialización. Se incluye en el inventario las mercancías de propiedad de la empresa que se encuentra en el almacén, bodegas, en tránsito (cuando se ha comprado fuera del país) o entregadas en consignación; así mismo, se excluyen del inventario las mercancías que no son de su propiedad y se encuentran en su poder, porque se han recibido en consignación o están vendidas y aun no se han remitido a sus clientes.
En las empresas comerciales, cuyo objeto social es la compra-venta de mercancías esta cuenta es el centro generador de utilidades; por tanto los inventarios deben ser valorados y controlados técnicamente. Inventario de mercancías.
El control de las mercancías para la venta se debe llevar en registros auxiliares, que deben contener, por unidades o grupos homogéneos, por lo menos los siguientes datos:
1. Clase y denominación de los artículos.
2. Fecha de la operación que se registre.
3. Numero del comprobante que respalda la operación asentada.
4. Número de unidades en existencia, compradas, vendidas, consumidas, retiradas o trasladadas.
5. Existencia en valores y unidad de medida.

6. Costo unitario y total de lo comprado, vendido, consumido, retirado o trasladado.
7. Registro de unidades y valores por faltantes o sobrantes que resulten de la comparación del inventario físico con las unidades registradas en las tarjetas de control.
En todos los casos cuando en los procesos de producción o transformación se dificulta el registro por unidades, se hará por grupos homogéneos.
Al terminar cada ejercicio, debe efectuarse el inventario de mercancías para la venta, el cual contendrá una relación detallada de las existencias con indicación de su costo unitario y total. Cuando la cantidad y diversidad de artículos dificulte su registro detallado, este puede efectuarse por resúmenes o grupos de artículos, siempre y cuando aparezcan discriminados en registros auxiliares.
Dicho inventario debe ser certificado por contador público para que preste mérito probatorio, a menos que se lleve un libro registrado para tal efecto.
PARAGRAFO. Cuando el costo de ventas se determine por el juego de inventarios no se requiere incluir en el control pertinente, los datos señalados en los numerales 5, 6 y 7 de este artículo.

CONTABILIZACION DE INVENTARIOS: Hay dos tipos principales de sistema de contabilidad de inventarios: sistema periódico y sistema perpetuo.
El sistema de inventario periódico se aplica en negocios que venden artículos relativamente baratos. Muchos negocios pequeños siguen el sistema periódico. Las tiendas que no tienen cajas registradoras con escáner no llevan un registro al día de cada hogaza de pan y paquete de bebidas que venden. Mas bien, estas tiendas levantan periódicamente su inventario- al menos una vez al año- para determinar la cantidad de existencia y preparar sus estados financieros.

Con el sistema de inventario perpetuo, el negocio mantiene un registro al día de inventario en existencia, por lo general en computadora. Este sistema lleva el control de automóviles, joyería, muebles y artículos similares. La pérdida de un artículo seria significativa y eso justifica el costo del sistema perpetuo. Debido a que cada vez las computadoras cuestan menos, muchos negocios pequeños ahora aplican el sistema de inventarios perpetuos.
Con cualquiera de estos sistemas, el negocio de todos modos levanta inventario anual. El inventario físico establece la cantidad de inventario final y sirve de comprobación de los registros. En la siguiente tabla se comparan los sistemas periódico y perpetuo.

CONTABILIZACION DE FLETES, SEGUROS: En el manejo del inventario periódico, las operaciones involucran una serie de actividades que inciden en el valor de los inventarios o incrementan el costo de ventas. Entre estás están los gastos de transporte, las devoluciones en compras y en ventas y os diferentes tipos de descuentos convenidos entre los comerciantes.

Fletes en compras y en ventas: En las operaciones de compra y venta de mercancías, existe un costo adicional originado por el transporte entre la bodega del cliente. Por lo general el proveedor acostumbra pagar el costo del transporte, incluyendo en valor de la venta el costo de los fletes.
En las compras en el exterior, hay una serie de condiciones que pueden incidir en forma relevante en los costos cuando el transporte de las mercancías se da por diferentes medios: marítimo, terrestre, aéreo o fluvial. Entre las principales condiciones que se negocian pueden destacarse:

F.O.B: Libre a bordo. En este caso el vendedor deberá correr con todos los gastos hasta que la mercancía se encuentre situada a bordo del buque.
C.I.F: Costo seguro y flete. Según esta condición, el vendedor correrá con todos los gastos hasta el punto que indique el contrato para recibir las mercancías el comprador.
C.I.F: Costo y flete. El costo y flete correrán por cuenta del vendedor y el seguro por cuenta del comprador.

Cuando el comprador asume el costo del transporte de las mercancías adquiridas ese valor se debita a la cuenta de compras de mercancías, considerando que todos los gastos y cargos directos necesarios para tener las mercancías en condiciones de venta forman parte del costo.

En algunas ocasiones, el proveedor paga el valor del transporte. Cuando el vendedor sufraga el valor de los fletes, se origina un gasto operacional de venta denominado gastos servicios de transporte, fletes y acarreos.

Devolución en compras y ventas: Es posible que la mercancía que llega sea devuelta al vendedor (devoluciones en ventas u otras razones).
Si la devolución corresponde a una venta a crédito, el vendedor generalmente le da una nota crédito al comprador. Esta indica el informe y la razón del abono del vendedor a una cuenta por cobrar.
Las devoluciones sobre ventas reducen los ingresos por ventas. Además, generan gastos adicionales de envió y otros. Como los administradores con frecuencia quieren saber el monto de las devoluciones durante un periodo, el vendedor los registra en una cuenta independiente. Devoluciones en ventas, que una cuenta temporal.





TEMA 4: TOMA FISICA Y AJUTES DE INVENTARIOS