TEMA 7: CONCEPTO Y CLASIFICACION DE AJUSTES:

DEUDORES: Comprende el valor le las deudas a cargo de terceros y a favor deja entidad, incluidas las comerciales y no comerciales.
Forman parte de este grupo, entre otras, las siguientes cuentas: clientes, cuentas por cobrar a casa matriz, cuentas, por cobrar a vinculados económicos, cuentas por cobrar a socios y accionistas, aportes por cobrar, anticipos y avances, depósitos y promesas de compraventa.

En este grupo también se incluye el valor de la provisión, de naturaleza crédito, constituida para cubrirlas contingencias dé pérdida.
Las cuentas por cobrar representadas en moneda extranjera deberán ajustarse a la tasa de cambio representativa del mercado.

CLIENTES: Representa el derecho que tiene la entidad de exigirles a sus clientes el pago de su deuda por la venta de mercancías, o la prestación de servicios a crédito.

Representa todos los valores a favor de la entidad y a cargo de clientes nacionales y extranjeros de cualquier naturaleza, por concepto de mercancías,
Productos terminados, servicios y contratos realizados.

DINAMICA:

SE DEBITA:
Por el valor de las mercancías o servicios vendidos a crédito.
Por el valor de las notas debito por cheques devueltos en los bancos.
Por el ajuste por diferencia en cambio de las cuentas de clientes del exterior.
Por los ajustes a favor de la entidad, como intereses.
Por los ajustes generados a favor del cliente.

SE ACREDITA:
Por los pagos efectuados por los clientes.
Por el valor de las devoluciones de mercancía o servicios no aceptados.
Por los descuentos o bonificaciones por cualquier concepto.
Por los traslados a cuentas de difícil cobro.

CONTROL INTERNO: Con el fin de minimizar posibles pérdidas futuras relacionadas con las cuentas por cobrar originadas por las ventas a clientes, es necesario implementar una serie de políticas internas para el manejo y control de cartera; algunas de estas políticas son:

1. Preparar mensualmente un estado de cuenta del total de la cartera clasificada por vencimiento para facilitar su cobro. .
2. Enviar periódicamente extractos a los principales clientes, solicitando su verificación o conciliación y observaciones.
3. Visitar esporádicamente a los clientes para verificar el procedimiento de cobro por los representantes de la empresa.
4. Todo pago de los clientes debe estar soportado con un recibo de caja o un formato de consignación.
5. Cada vez que un cliente devuelva mercancía, para proceder a elaborar la nota crédito es necesario constatar en qué estado llega la mercancía; si está completa según' lo informado y la causal de devolución.
6. Los vendedores no deben ser cobradores, para evitar malos manejos dé dinero.
7. El personal encargado de las ventas y la facturación debe ser diferente al personal que maneja los recaudos y los recursos contables.

CUENTAS INCOBRABLES O DEUDAS DE DIFICIL COBRO: Las empresas que otorgan crédito, normalmente esperan que, el deudor cumpla oportunamente los compromisos de pago. El departamento de cartera debe realizar un estudio adecuado para determinar la capacidad de endeudamiento, costumbres de pago, solvencia moral del deudor, etcétera, para eliminar posibles pérdidas de cartera. A pesar de todo esto, algunas de las cuentas son incobrables, por factores como muerte deudor, insolvencia del mismo, declaración expresa de no pago, etcétera. La pérdida de cartera es asumida por la empresa.
Cuando esto sucede, y una vez agotadas todas las gestiones de cobro es necesario efectuar una reclasificación con el fin de mostrar los estados financieros con el verdadero valor de realización de la cartera.

DINAMICA:

SE DEBITA:
Por el traslado de las cuentas de clientes.

SE ACREDITA:
Por el valor cargado contra la provisión

PROVISION PARA CUENTAS DE DIFICIL COBRO: Representa el monto de los valores previstos por la entidad para cubrir, eventuales pérdidas de cuentas, de clientes, como resultado del análisis efectuado al grupo de deudores.

DINAMICA:

SE DEBITA:
Por el valor de las cuentas castigadas como incobrables.
Por el valor del ajuste al cálculo de la provisión.
SE ACREDITA:
Por el valor resultante del análisis de las cuentas deudoras.
Por recuperación de la deuda.

METODOS PARA CONTABILIZAR LAS CUENTAS DE DIFICIL COBRO:

· Método de anulación directa.
· Método de provisión para cuentas incobrables.

METODO DE ANULACION DIRECTA: Consiste en revertir simplemente el registro contable original, es decir acreditar la cuenta clientes por el valor de la deuda incobrable y debitar la cuenta gastos operacionales- provisiones por idéntico valor.
Este método es más sencillo pero tiene, la desventaja que la información de las cuentas malas deducidas en cartera desaparece y no puede evaluarse ni tomar decisiones para un periodo determinado.
METODO DE PROVISION PARA CUENTAS DE DIFICIL COBRO: Consiste en estimar, mediante un análisis de vencimientos en la fecha de cierre de libros, porcentaje de las cuentas de clientes que probablemente no podrán ser recuperadas. Es importante conocer cuál será el verdadero valor de recuperación de esta cartera para las proyecciones y los análisis de flujos de caja.

TRATAMIENTO DE CUENTAS DE DIFICIL COBRO: Ocasionalmente, algunas cuentas que se han cancelado por considerarse incobrables, pueden ser pagadas posteriormente por el deudor de manera total o parcial.
Esta situación debe ser reflejada en los estados financieros. Como quiera que las cuentas han sido recargadas de cartera y su valor se ha eliminado como cuenta mala, es necesario revivir esta cuenta para que se refleje en el flujo de la entidad.

CUENTAS QUE CONFORMAN LA CARTERA: El manejo de la cartera de una empresa implica tener conocimientos claros sobre las diversas cuentas que la conforman y el manejo que debe aplicar a cada una de ellas.

Están se encuentran ubicadas en el grupo 13 del PUC, su naturaleza es DEBITO y representan los derechos adquiridos por las operaciones a crédito y/o préstamos otorgados.

CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS DEUDORAS:

COMERCIALES: Representan las cuentas y documento a cargo de clientes derivados de la venta de mercancías o prestación de servicios.

NO COMERCIALES: Incluye todas las operaciones que no representan la actividad normal de la empresa, ejemplo: prestamos a socios o empleados, reclamos por cobrar.

GARANTIAS: Es la seguridad de todo pago en cuanto a los créditos.

CLASIFICACION DE LAS GARANTIAS:

REAL: Es el que se concede sobre la bases de los bienes del solicitante es decir: HIPOTECARIO O PIGNORADO.

PERSONAL: Es el que se concede en atención a las condiciones económicas y morales del solicitante es decir: INDIVIDUAL O COLECTIVO.

COBRANZAS: Conjunto de recursos y procesos encaminados a procurar el pago oportuno, según las condiciones pactadas, en un tiempo razonable, la finalidad de las cobranzas es conseguir el dinero que se le adeuda a la empresa por concepto de las mercancías entregadas, los servicios prestados y los prestamos hechos a empleados o terceras personas.

FORMAS DE COBRO:

COBRO DIRECTO: Por medio de un cobrador y/o por medio de representantes.

COBRO INDIRECTO: Por medio de un banco y/o por medio de empresa especializadas en cobros.

CARTERA MOROSA Y PROVISION DE CARTERA: Cuando una deuda no es pagada en el plazo convenido se le considera vencida, se considera morosa cuando se han agotado los recursos para su recuperación y hay incidencia en el no pago. El mínimo días de mora se cuentan a partir de la fecha de vencimiento y la fecha de pago de la deuda vencida.

pago de una obligación, es decir luego de cumplido el termino de vencimiento. El interés por mora no debe exceder la tasa máxima legal establecida por la ley.

CALCULO DE INTERESES MORATORIOS:

INTERES = Valor de la factura* Tasa de interés por mora* días de mora
_______________________________________________
100*30

CONTABILIZACION:

CODIGO
DETALLE
DEBE
HABER
1345
Ingresos por cobrar
xxxxx

4210
Financieros

Xxxxx



EJERCICIO:

CLIENTES
DOCUMENTO NUMERO
FECHA DE VENCIMIENTO
VALOR
TASA DE INTERES
DIAS DE MORA
INTERES MORATORIO
CLARA PEREZ
2030
23/12/1998
$ 234.678
3%
98
206985,996
ADRIAN JUNCO
1918
01/07/1999
$ 546.974
3%
270
1329146,82
HUGO RODRIGUEZ
1510
13/09/1999
$ 130.000
3%
197
230490
PEDRO GÓMEZ
1732
05/05/1998
$ 348.900
3%
326
1023672,6
ARMANDO CATRE
1624
01/10/1997
43.000
3%
179
69273
CELIA GACHA
1345
20/08/1999
$ 598.675
3%
221
1190764,575

PROVISION PARA DEUDAS DE DIFICIL COBRO: Cuando hablamos de provisión significa un sinónimo de protección, es decir un valor que se asigna sobre las bases de un porcentaje determinado por la ley que permite proteger las deudas que se consideran de difícil recuperación. El cálculo y la contabilización de la provisión de cartera es una tarea esencial en todas las empresas que tienen un sistema de ventas a crédito; por lo tanto el auxiliar de cartera debe estar capacitado para llevarla a cabo.

CONOCIMIENTOS Y OPERACIONES:

1. Diligenciar y analizar cuadros de análisis de cartera
2. Calcular con base en el cuadro de análisis la provisión de cartera
3. Contabilizar la apertura de la cuenta de provisión de cartera
4. Hacer el ajuste de la cuenta de provisión de cartera con base en el análisis.

ANALISIS DE VENCIMIENTOS: Se refiere al estudio que se hace de cada uno de los clientes con respecto a las ventas a crédito realizadas por la empresa. Este estudio se hace en el departamento de crédito y cobranzas para llevar el control de cada cliente con el objeto de controlar la edad de cada saldo, señalando aquellos que requieran mayor atención y tomar las acciones del caso. De igual forma nos muestra los saldos vencidos y no vencidos según el tiempo y porcentajes fijados
Por las normas tributarias vigentes, sirve de anexo para la declaración de renta y complementarios.

EDAD DE LA CARTERA:

De 0 a 90 días NO VENCIDA
De 91 a 180 días
VENCIDA
De 181 a 360 días VENCIDA
Más de 360 días VENCIDA

METODO GENERAL: El porcentaje asignado en la provisión estimativa, para cuentas incobrables va del 5% al 15% del volumen de las ventas vendidas en cartera así:

· Entre 91 y 180 días de vencida 5%
· Entre 181 y 360 días de vencida 10%
· Más de un año de vencidas 15%

METODO INDIVIDUAL DE CARTERA: Cuando no se hace la provisión individual se toma hasta un 33% para deudas que tengan más de un año de vencidas.

CONTABILIZACION: Cualquiera que sea el método que se utilice se mueven dos cuentas, una de gasto y una de valuación que disminuye el valor del activo clientes así:

CODIGO
DETALLE
PARCIAL
DEBE
HABER
5299
PROVISIONES

XXXX

529910
Deudores
XXXX


1399
PROVISIONES


XXXX
139910
Clientes
XXXX



Cuando vayamos a contabilizar debemos revisar si hay un saldo de provisión el año anterior pues no es acumulable si no ajustable y debemos proceder a realizar el ajuste respectivo.

CASTIGO Y RECUPERACION DE CARTERA: La empresa debe elaborar un análisis de la cartera y trasladar a las cuentas de difícil cobro las cuentas que no hayan sido canceladas en la fecha y cuando haya agotado todos los recursos para el cobro de las deudas las directivas de la empresa darán la orden para proceder el castigo (sacar la cuenta de la contabilidad)